Als ondernemer loop je vaak achter de feiten aan. Je moet een strak schema bijhouden, anders loop je de kans dat het allemaal mis gaat. Sinds de komst van een Room Manager, kan je ene groot gedeelte al van je to do list afstrepen. Dit handige systeem kan ervoor zorgen dat heel veel zaken uit handen worden genomen. Door een speciale app kunnen er veel zaken geregeld worden. Maar ook door het plaatsen van een interactief display kan er vele worden geregeld, zonder dat hier echt een medewerker als tussenpersoon hoeft te dienen.

Interactief display of een Room Manager

Vooral bij de aanschaf van een display bij de balie bij binnen komst, kan al veel worden bespaard. Hier is dan geen medewerker nodig en kan eventueel op een andere afdeling werkzaamheden verrichten. Bovendien is het voor klanten ook een stuk prettiger, omdat zij niet lang hoeven te wachten tot zij eindelijk aan de beurt zijn. Nu kunnen zij zich digitaal aanmelden en meteen krijgt de betreffende persoon een melding om zijn of haar bezoeker op te halen bij de balie. De betreffende persoon krijgt namelijk meteen een melding te zien, wanneer een bezoeker zich bij het display heeft aangemeld. 

Voor een tijd terug hadden wij een vergadering in de agenda staan. Iedereen was op tijd bij de ruimte waar de vergadering werd gehouden. Echter zat er nog een groep in en daar moesten wij op wachten. Voorheen liep dit allemaal via de balie medewerkers, echter hadden deze zoveel werk te doen, dat er wel eens een foutje voor kwam. In dit geval dus ook, want zij hadden één ruimte aan twee verschillende groepen toegewezen. Hierdoor moest onze bijeenkomst worden uitgesteld.

Geweldig systeem

Met de komst van de Room Manager hebben wij dit probleem niet meer. Iedereen, in dit geval de gebruiker/georganiseerder, hebben een app geïnstalleerd. Hiermee kunnen zij zelf, online een ruimte reserveren. Iedereen kan meteen zien dat die ruimte dan gereserveerd is. Mocht een vergadering uitlopen, ook dat is dan geen enkel probleem. Ook dit is makkelijk te regelen via deze app.

AENC is een bedrijf die dit systeem in ons bedrijf heeft geïntroduceerd. In het begin toen wij hiervan hoorden waren wij allemaal een beetje sceptisch. Maar doordat wij dit systeem een maand mochten uitproberen, wilden wij hier wel mee werken. Mocht het na een maand niet bevallen, dan wordt het systeem, zonder verplichtingen weer opgehaald.

Wij werken alleen nog maar met de room manager

Toen wij van onze directeur te horen kregen dat er een nieuw systeem kwam, hoorde ik iedereen klagen. Echter in de praktijk liep dat heel anders. Natuurlijk moet je ermee leren omgaan en dat was in de eerste week dan ook te merken. De proefperiode was snel voorbij en toen wij de vraag kregen, houden of wegdoen, heeft iedereen op houden gestemd. Het is een erg makkelijk systeem en zeer overzichtelijk. Iedereen kan hier nu makkelijk een ruimte mee reserveren voor een vergadering. Meer hierover weten, bekijk deze website.